Студът, влизащ от отворената врата на офиса, ме накара да се свивам на стола, точно когато телефонът изписука с поредното досадно известие. Сметката. Още 40 евро, изтеглени автоматично заради една отметка – „автоматизация“. Дребна сума, нали? Но сметката идва всеки месец.
Помня един клиент – собственик на малка фирма. Сияеше, убеден, че е намерил златната мина – облачен софтуер, който сам ще разпознава фактури, ще ги разпределя и ще подава данните. Когато започнах да ровя в абонаментите му, излезе истината. Тези 40 евро не са просто такса. Те са плащане за дигитална ленивост.
В началото си мислех, че това ще ми спести време. Истината е, че всяка „автоматизирана“ функция носи малък данък за удобство. Банкови извлечения? Пет евро. Разпознаване на разходи със снимка от телефона? Десет евро. Графики в реално време, за да се чувстваш като шеф на корпорация? Още двадесет. Проблемът е, че тези системи често автоматизират грешките, не процеса.
Собствените ми очи видяха как „умен“ модул класифицира ремонт на кола като разход за консумативи. Софтуерът си е свършил работата – разпознал е цифрата и датата. Но е пропуснал същината. И аз трябва да прекарам тройно повече време да проверявам какво машината твърди, че е „готово“, вместо да въведа данните правилно отначало. Плащаш повече за инструмент, който увеличава контролната ти работа.
Доставчиците на софтуер са майстори да разбиват една програма на стотици парчета и да ги продават като „допълнителни възможности“. За предприемача 40 евро изглеждат нищо, но на година това са почти 500 евро. Чист разход, който не подобрява отчетността, а само усложнява хаоса. Вместо работещ инструмент, получаваш сложна матрьошка от абонаменти, които те държат в зависимост. И след като свикнеш с интерфейса и известията, става трудно да се откажеш.
В крайна сметка, тези разходи са цената на вярата, че технологията може да замени мисленето. Но софтуерът няма счетоводния опит да разбере, че една грешна отметка може да превърне лесен отчет в кошмар при проверка.
Аз също попаднах на подобна „златна мина“ със софтуер за фактуриране, който уж сам щеше да ми улесни живота. Само че месечната такса от 20 евро излизаше повече, отколкото ми спестяваше като време за ръчна работа, защото трябваше постоянно да проверявам и поправям автоматичното му разпознаване. Накрая се върнах към по-опростен вариант и сега си следя фактурите сам – отнема ми малко повече време, но поне съм сигурен, че всичко е точно и не давам пари за излишни автоматизации.
Тази статия ме накара да прегледам пак всички абонаменти за фирмените софтуери. Наистина, всяка автоматизация е „данък удобство“ и накрая излиза доста сериозна сума. Ще започна да търся алтернативи с по-ясни цени и без скрити такси.
Ползвах една такава система за фактури, уж да пести време. В крайна сметка повече време ми отне да оправям грешките, отколкото ако си бях водил всичко на ръка. Сега ползвам един обикновен счетоводен софтуер, без глупости като разпознаване на снимки и плащам само еднократно за лиценз.
Не съм съгласен с това, че автоматизацията е само „данък за удобство“. Има софтуери, които наистина спестяват време и усилия, ако се ползват правилно. Например при подаване на ДДС декларации и справки-декларации към НАП, автоматизацията може да намали риска от грешки, а и спестява време за ръчно въвеждане на данни. Просто трябва човек да прецени дали тези 40 евро или повече са оправдани за конкретния му бизнес.