В старата морска логистика, ако каповете не са преброени точно преди акостирането, мисията пропада. Независимо колко е златото на борда. Същото важи и за счетоводството – точността е по-ценна от всяко съкровище, било то превоз на стоки през океана или проверка на разходите за офис консумативи в края на месеца.
В един следобед, когато очите ми вече бяха замъглени от десетки разминавания в клиентска сметка, влязох в малко офис-магазинче в центъра. Купих папки, мастило и тиксо. На касата касиерката ми подаде терминала и аз потвърдих плащането с ПИН, без да поглеждам екрана. Взех бележката, прибрах я в чантата и излязох, убедена, че всичко е по ред.
Няколко дни по-късно, докато разпределях разходите за месеца, забелязах странност. Сумата от бележката не съвпадаше с това, което си бях пресметнала в главата. Разликата беше 15 евро. Не беше драма, но беше достатъчно, за да ме накара да преровя всички бележки от този ден.
Проблемът не е в тези 15 евро, а в илюзията за безопасност, която ни внушава модерната техника. Живеем във времето на „автопилота“, където приемаме, че цифрата на термопринта е абсолютна истина. Смятаме софтуера на касите за безпогрешен, а касиерите – за обикновени оператори. Но истината е, че грешки в конфигурацията или човешка невнимателност при въвеждане на артикули са често срещани. Може да е грешно количество, грешен процент ДДС или просто забравен артикул, но резултатът е по-висока сума на екрана.
Когато приемете такава бележка без проверка, си създавате допълнителна работа. В счетоводството всяка неточност е като пукнатина в основите – малка, но с времето води до разминаване в баланса, което изисква часове проследяване на извлечения, фактури и обяснения пред клиент или одитор.
Моят съвет е прост: не бързайте. В момента на плащане погледнете екрана на терминала и го сравнете с този на касата или с бележката. Спрете за пет секунди. Това е малка цена за избягване на разминаване, което ще ви преследва в месечния отчет.
Вярата в автоматизацията е лукс, който бизнесът не може да си позволи. Всичко непроверено е само предположение, а предположенията в счетоводството винаги водят до излишни разходи и размазани цифри. Счетоводството не прощава невниманието – то просто го документира.
Честно казано, не мисля, че е нужно да се притесняваш толкова от терминала. Все пак, ако се притесняваш, можеш да поискаш хартиена бележка, за да имаш потвърждение на място. Аз лично винаги гледам сумата на екрана и чак тогава въвеждам ПИН, за да няма изненади.