Към днешната ми публикация ме насочи случка от вчерашния ден. Моя колежка счетоводителка ми се обади, за да ме помоли да я насоча към фирма, която експресно изработва печати. Тя има практика да държи втори печат на фирмите, които обслужва, при себе си с цел да не се налага за всеки документ, изискващ фирмен печат, който тя трябва да подава към различните служби, да се обажда на клиентите си да идват и да подпечатват документа или пък самата тя да ходи при тях. Всеки счетоводител знае, че има такива документи, които трябва всеки месец да бъдат подавани, и това разкарване е неприятно и за счетоводителя, и за клиента. Но да се върнем на случката: налага се на колежката да подпечата определен документ на фирма, която обслужва, и когато поглежда в касата, където държи печатите на всичките си клиенти, вижда, че мястото за печата на въпросната фирма е празно. След първоначалното притеснение се сетила, че преди около две седмици служителка от фирмата е идвала и е взела печата. Обажда се във фирмата, оттам обаче й казват, че печатът не е при тях и служителката не го била взимала. Неприятна ситуация отвсякъде. Която отново постави пред мен въпроса кой е по-добрият вариант и за счетоводителя, и за клиента. И пак си отговорих по същия начин, по който съм си отговаряла много пъти досега и по който практикувам. Фирменият печат си е фирмена собственост и е редно да си стои в съответния офис. Винаги има начин счетоводителят и управителят на фирмата така да съгласуват нещата, че подпечатването на документи да не създава големи неудобства и загуба на време и за двете страни. Както се казва, чисти сметки – добри приятели.
Ползването на фирмен печат от счетоводителите е масова практика. Но деликатното в случая е, че наред с това, със или без разрешението на управителя-клиент, без да са изрично упълномощени, те подписват управителите :). Така биха допуснали да станат изключително уязвими, защото във всеки един момент управителя може лесно да докаже със съответната експертиза, че подписа не е неговия и счетоводителя е злоупотребил…
Много интересна публикация. Бих искала да попитам, с колко печата трябва да разполага една фирма (един,който да се използва и един резервен, или и трети)?
Една фирма може да има неограничено количество печати. Като собственост на фирмата, за тях трябва да се заведе аналитична счетоводна отчетност по съответните отговорни лица. Всеки печат трябва да има някаква трайна маркировка(код)чрез който да идентифицира отговорното лице(според нормативните изисквания, формата и съдържанието на обикновените печати и щемпели се установява от учрежденията, предприятията и организациите, които ги ползуват)